Esta es Nuestra

POLÍTICA DE DATOS

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” CALIDAD DE ENERGÍA, de aquí en adelante CALIDAD DE ENERGÍA con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.

La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a CALIDAD DE ENERGÍA. CALIDAD DE ENERGÍA podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de sus datos personales es CALIDAD DE ENERGÍA SAS, identificada con NIT 900 276 143-4 , con sede en la calle 23F No. 82-93 de Bogotá D.C, teléfono 704 4741 y sitio web www.calidadenergia.com.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

CALIDAD DE ENERGÍA, tiene una base de datos con información comercial tanto de sus proveedores como de sus clientes y prospectos que ha venido utilizando para el cumplimiento de su objeto social.

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, CALIDAD DE ENERGÍA utiliza los datos personales que el titular de datos nos suministró al momento de ofrecernos sus servicios o, para el caso de clientes o prospectos al momento de solicitar los nuestros; siempre dentro del marco de la misión y el objeto mismo de CALIDAD DE ENERGÍA. Los datos que utiliza CALIDAD DE ENERGÍA para la normal comunicación con sus proveedores, clientes y prospectos tiene que ver con sus datos de identificación propios y corporativos, esto es, nombres y apellidos, empresa que representa, teléfonos, dirección y correo electrónico.

CALIDAD DE ENERGÍA hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.

La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social CALIDAD DE ENERGÍA requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados exclusivamente Gerencia y mercadeo para las siguientes finalidades:

  • Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
  • Gestión de proveedores
  • Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
  • Envío de comunicaciones en general.
  • Mejorar los servicios que ofrece CALIDAD DE ENERGÍA
  • Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a CALIDAD DE ENERGÍA, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios: Correo electrónico: comercial@calidadenergia.com, Correo directo dirigido a CALIDAD DE ENERGÍA a la calle 23F No. 82-93 Bogotá, Colombia. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular. El titular de los datos personales podrá solicitar a CALIDAD DE ENERGÍA copia de los datos que posee sobre el mismo, asimismo, CALIDAD DE ENERGÍA actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de CALIDAD DE ENERGÍA. En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:

TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS FORMULADOS

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de CALIDAD DE ENERGÍA, partiendo de que ésta suministrará a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron anteriormente, siempre y cuando sea el titular de los datos. La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de CALIDAD DE ENERGÍA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CALIDAD DE ENERGÍA, con la siguiente información:

  • Identificación del Titular
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales CALIDAD DE ENERGÍA no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a CALIDAD DE ENERGÍA como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. CALIDAD DE ENERGÍA como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales CALIDAD DE ENERGÍA no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, CALIDAD DE ENERGÍA no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013

El mecanismo que CALIDAD DE ENERGÍA ha promovido para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales que ha recolectado es la publicación del aviso de privacidad en la página www.calidadenergia.com considerando que es dicho mecanismo es eficiente. Atendiendo esto, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a CALIDAD DE ENERGÍA para solicitar la supresión de sus datos personales, se da por entendido que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

CALIDAD DE ENERGÍA se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

DATOS SENSIBLES

Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. CALIDAD DE ENERGÍA reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD

Los datos personales que reposen en las bases de datos de CALIDAD DE ENERGÍA sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de de su objeto social, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. CALIDAD DE ENERGÍA asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de CALIDAD DE ENERGÍA o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera AVANXO COLOMBIA facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

TERCEROS

Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de proveedores, clientes y prospectos de con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de comunicaciones de CALIDAD DE ENERGÍA. En la actualidad, CALIDAD DE ENERGÍA no ha suministrado sus bases de datos de sus bases a ningún particular.

MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CALIDAD DE ENERGÍA informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a CALIDAD DE ENERGÍA bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales. La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja CALIDAD DE ENERGÍA, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo del mismo, contando con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros proveedores, clientes. Por lo anterior, CALIDAD DE ENERGÍA otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de CALIDAD DE ENERGÍA SAS. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y CALIDAD DE ENERGÍA SAS, y que CALIDAD DE ENERGÍA SAS ha solicitado de manera explícita a sus proveedores, clientes y prospectos, las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; CALIDAD DE ENERGÍA SAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que CALIDAD DE ENERGÍA

CONTACTO CON EL RESPONSABLE

Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a CALIDAD DE ENERGÍA. Correo electrónico: comercial@calidadenergia.com. El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web de CALIDAD DE ENERGÍA.

GERENTE

Código DES-OD-004, Versión: 4, Fecha de Aprobación: 04/12/2015